Quanto custa digitalizar os documentos da empresa
Em volume, digitalizar papel de empresa custa de R$ 0,07 a R$ 0,50 por página, segundo pesquisas de preço e contratos públicos de 2020 a 2026. Para poucas folhas, no balcão, o preço sobe e fica de R$ 0,50 a R$ 1 por página. A diferença entre o menor e o maior valor não está no aparelho. Está no estado do papel, no que você pede no arquivo final e em quem leva as caixas.
Por isso, o orçamento só serve para comparar quando todos cotam a mesma coisa. Antes de pedir preço, conte o volume. Pode ser em caixas de arquivo, em pastas ou em metros de prateleira. Separe também o que é folha comum do que é planta, livro ou papel frágil.
O que faz o preço subir
| Item | Por que encarece |
|---|---|
| Grampos, clipes e espiral | Cada folha precisa ser solta à mão antes de entrar no scanner |
| Frente e verso | Conta como duas páginas |
| Papel frágil, sujo, rasgado ou molhado | Exige limpeza e passagem lenta, folha a folha |
| Livro encadernado | Não abre plano e pede um scanner de mesa, mais lento |
| Formatos grandes, como plantas | Precisam de outro equipamento e de resolução maior |
| Indexação | Alguém digita os campos de busca: nome, data, número. Dois campos custam bem menos que dez |
| OCR (leitura do texto da imagem) | Deixa o PDF pesquisável e costuma ser cobrado à parte |
| Separar um processo em vários arquivos | Exige alguém que entenda o conteúdo para decidir onde cortar |
| Retirada e trabalho no seu endereço | Somam transporte, equipe deslocada e seguro |
Volume grande baixa o preço por página. Pressa, papel ruim e muita indexação sobem. Também é comum haver uma taxa fixa de início, para montar a equipe e o fluxo.
Fazer em casa ou contratar
Fazer em casa compensa quando o volume é pequeno e o papel está em bom estado. Um scanner com alimentador automático resolve contratos e notas soltas. O custo escondido é o tempo de quem tira grampo, confere imagem e dá nome ao arquivo. Esse tempo sai da rotina da equipe.
Contratar compensa quando há muitas caixas, livros, plantas ou documentos que precisam valer como original. Nesse caso, o processo tem regras técnicas que um escritório comum dificilmente cumpre sozinho.
O que dá valor legal ao arquivo digital
A Lei 12.682/2012 diz que o documento digitalizado conforme a lei e o regulamento tem o mesmo valor de prova do original. O regulamento é o Decreto 10.278/2020. Em resumo, ele pede:
- integridade e confiabilidade do arquivo, sem alteração depois de pronto;
- rastreabilidade: registro de quem digitalizou, quando e como;
- resolução mínima de 300 dpi para texto, e 600 dpi para plantas e mapas;
- formatos de arquivo indicados no anexo do decreto, como PDF/A para texto e PNG para fotos e plantas, exigidos de quem digitaliza para órgão público;
- metadados (dados de identificação do arquivo) e guarda protegida contra perda e alteração;
- assinatura digital no padrão ICP-Brasil para órgãos públicos. Entre empresas privadas, vale outro meio que as partes combinarem. Sem acordo, vale a regra do ICP-Brasil.
O decreto não vale para tudo. Ficam de fora documentos que já nasceram digitais, documentos do sistema financeiro, microfilmes, documentos audiovisuais, documentos de identificação e os de porte obrigatório.
Um ponto pesa no contrato. Mesmo quando outra empresa digitaliza, quem tem o papel responde pela conformidade do processo.
O que pode ir para o descarte
Quando o descarte for liberado, faça com corte que impeça a leitura. Uma fragmentadora de papel resolve volume pequeno. Para volume grande, peça a destruição com comprovante.
LGPD no transporte e na guarda
Folha de pagamento, ficha de funcionário, contrato e cadastro de cliente têm dados pessoais. Ao contratar a digitalização, sua empresa continua responsável por eles. A empresa contratada só pode usar os dados para o serviço pedido. Na prática, isso significa:
- caixas lacradas e listadas na saída e na volta;
- transporte rastreado, sem parada em local não combinado;
- acesso restrito na sala de digitalização;
- arquivo digital com senha, cópia de segurança e registro de quem abriu;
- devolução ou apagamento das cópias da contratada no fim do contrato.
O que exigir no contrato
- Preço por página, com o que está incluso: preparo, OCR, indexação e quantos campos.
- Padrão técnico por escrito: resolução, cor, formato e tipo de assinatura.
- Amostra aprovada por você antes do lote inteiro.
- Prazo por etapa e o que acontece se atrasar.
- Inventário das caixas na retirada, conferido na devolução.
- Cláusula de sigilo e de proteção de dados, com aviso em caso de vazamento.
- Onde os arquivos ficam guardados, por quanto tempo e como você recebe tudo se encerrar o contrato.
- Quem paga pela redigitalização de imagem ilegível.
Dúvidas comuns
Digitalizar libera o espaço do arquivo na hora?
Só depois de confirmar o que pode ser descartado. Muitas empresas digitalizam e mantêm parte do papel por anos.
PDF comum, feito no escritório, vale como original?
Não automaticamente. A equivalência depende do processo de digitalização e das regras aplicáveis. Entre empresas, vale também o meio de comprovação que as partes combinarem.
Posso pedir só uma parte do arquivo?
Pode. Começar pelo que mais se consulta costuma dar retorno mais rápido.
O primeiro passo custa pouco: uma tarde para contar as caixas e anotar o estado do papel. Com isso em mãos, os orçamentos ficam comparáveis.
Setor de documentos